UBO-register per 27 september 2020 in gebruik

Met wat vertraging  heeft de Eerste Kamer op 23 juni ingestemd met het wetsvoorstel dat de invoering regelt van het Nederlandse UBO-register. De officiële ingangsdatum is vastgesteld op 27 september 2020, vanaf dan zijn ondernemingen, stichtingen en verenigingen verplicht om de uiteindelijk belanghebbenden in te schrijven.

Wat is het UBO-register en waarvoor dient het?
Het UBO-register is een register dat transparant maakt wie de UBO’s van een entiteit zijn. Het register zal onderdeel worden van het handelsregister en het valt daarmee onder beheer van de Kamer van Koophandel (KvK). Vennootschappen dienen hierin zelf informatie over hun UBO’s te registreren. Een deel van de informatie zal openbaar zijn. Het register voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt aan de eisen van gegevensbescherming.

Wie kwalificeert als (pseudo) UBO?
Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die de uiteindelijk begunstigde van een entiteit is. Er kunnen binnen één entiteit meerdere UBO’s zijn. Dit zijn natuurlijke personen die (in)direct meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang houden en/of feitelijke zeggenschap over die entiteit uitoefenen.

Bepaalde (grote) entiteiten hebben doorgaans een verspreid aandelenbezit en hebben daarom zelden een persoon die een belang heeft van meer dan 25%. In die gevallen is er geen UBO en moeten er één of meer pseudo-UBO’s worden aangewezen. Pseudo-UBO’s zijn natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, bijvoorbeeld een statutair bestuurder bij een B.V. Echter, er wordt pas een pseudo-UBO aangewezen als laatste terugvaloptie.

Voor wie geldt de registratieplicht?
De volgende organisaties zijn verplicht om hun UBO’s in te schrijven:

  • N.V.’s en B.V.’s (met uitzondering van beursvennootschappen en 100% (indirecte) dochtervennootschappen);
  • Stichtingen, verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid en zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met een onderneming), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties;
  • Personenvennootschappen (met uitzondering van eenmanszaken);
  • Europese N.V.’s, coöperaties en samenwerkingsverbanden;
  • Rederijen;

Welke gegevens zijn beschikbaar?
De informatie die in het UBO-register wordt ingeschreven kan worden verdeeld in twee categorieën, namelijk de openbare informatie en de niet-openbare informatie. Het verschil tussen deze twee soorten informatie is dat de openbare informatie voor iedereen beschikbaar is en door iedereen kan worden ingezien, terwijl de niet-openbare informatie alleen is in te zien door het Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL) en daartoe aangewezen bevoegde autoriteiten.

Openbare informatie van de UBO:

  • Naam;
  • Geboortemaand en -jaar;
  • Nationaliteit;
  • Woonplaats;
  • De aard en omvang van het economisch belang (in band breedtes van 25-50% / 50-75% / 75-100%);

Niet-openbare informatie van de UBO:

  • Woonadres;
  • Geboorte dag, -plaats en -land;
  • BSN;
  • (Buitenlands) fiscaal identificatienummer;
  • Documenten waaraan de UBO-status en de aard en omvang van het belang kunnen worden ontleend (bijv. notariële akten);
  • Afschrift van een geldig identiteitsdocument;

Kunnen de gegevens worden afgeschermd?
In uitzonderlijke gevallen kan de UBO een verzoek tot afscherming van zijn informatie indienen bij de KvK, omdat er bijvoorbeeld risico bestaat op ontvoering, chantage en dergelijke of als de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. De KvK beslist over het afschermingsverzoek en tegen dat besluit staat bezwaar en beroep open.

Wanneer moet u de informatie in het UBO-register inschrijven?
Na de inwerkingtreding van het UBO-register, hebben bestaande entiteiten 18 maanden de tijd om hun UBO-gegevens bij de Kamer van Koophandel (KvK) te registreren. De KvK zal de registratieplichtige entiteiten aanschrijven met het verzoek de UBO-gegevens in te schrijven. Vanaf het moment van inschrijving zullen wijzigingen van de UBO’s ook moeten worden doorgegeven bij de KvK. Het niet naleven van de verplichtingen wordt aangemerkt als een economisch delict en kan worden bestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden (overtreding) respectievelijk twee jaren (misdrijf), een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (EUR 21.750).

Meer informatie?
Wilt u meer weten over de nieuwe UBO-wetgeving of heeft u hulp nodig bij de inschrijving van uw UBO? Ons juridisch team is up-to-date met de huidige wet- en regelgeving en voorziet u graag van advies afgestemd op uw situatie.